Como elaborar uma prestação de contas de maneira adequada para o 3° setor?
Neste artigo, você aprenderá como elaborar uma prestação de contas eficiente e que evite problemas futuros para a sua organização.
A prestação de contas consiste, basicamente, em analisar e avaliar a execução de parcerias. Nesse processo é possível verificar o cumprimento de serviços e o alcance de metas e dos resultados previstos. Isso se dá através da análise de um conjunto de informações e documentos e tem por objetivo conferir maior transparência nas ações realizadas pelas Terceiro Setor.
Não se trata apenas de comprovar a boa utilização dos recursos repassados para a organização, mas também averiguar se as responsabilidades atribuídas foram cumpridas corretamente.
A fim de que isso ocorra de forma correta, a prestação de contas deve ser feita de forma clara, observando se houve cumprimento integral das atividades atribuídas.
Caso você tenha dúvidas de como este processo deve ser feito, convidamos a ler este artigo, pois te mostraremos um simples passo a passo para que você entenda como fazer isso de forma objetiva e prática.
Vamos conferir?
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Qual a importância de prestar contas no 3° setor?
Em caso de não realização de uma prestação de contas adequada, as consequências podem ser muito graves, com impactos sérios que atingem a confiança entre a instituição e seus mantenedores. Com isso, pode-se considerar que a sociedade é a mais prejudicada, pois isso pode afetar a prestação de serviços que, muitas vezes, podem ser essenciais para diversas famílias.
Dessa forma, vamos demonstrar como prestar contas para o 3° setor pode ser simples, claro e objetivo:
Como fazer uma prestação de contas no 3° setor?
Como mencionado anteriormente, a prestação de contas deve ser feita de forma clara. Para que isso aconteça, é necessário seguir processos que dão mais segurança e eficiência nos resultados. Separamos alguns deles a seguir. Confira:
- Comece elaborando melhor o seu orçamento
O primeiro passo a ser dado é que você atente para o fato de que existem limites nos valores que sua organização pode gastar. Despesas como: mão de obra, material de escritório, equipamentos, etc., devem ser melhor observadas para que você possa ter um maior controle sobre isso.
Dessa forma, você será capaz de gerir melhor a sua organização e fará uma prestação de contas final de maneira mais objetiva.
- Organize um Centro de Custos
Essa é uma ferramenta excelente para fazer uma relação de receitas e despesas em sua organização. Ela ajuda a ter uma visão mais efetiva da operação da sua entidade.
A divisão por Centro de Custos é uma ótima forma de monitorar seus custos e despesas, além de proporcionar um monitoramento de fluxo de caixa por atividade ou por projeto.
Portanto, o Centro de Custos é algo importantíssimo para o processo de prestação de contas no terceiro setor. Com ele, será possível identificar o quanto foi gasto em cada projeto.
- Elabore um relatório de atividades
Para cada atividade, é interessante que você elabore um relatório. Ele serve como uma espécie de planejamento e devem conter detalhes que te ajudarão a ter uma melhor visualização do quanto está sendo investido e dos resultados. Uma dica que trazemos do que deve conter no seu relatório é:
1) explicitar qual é a missão, seus objetivos e o público-alvo da ação;
2) detalhar qual é a origem dos recursos que serviram de financiamento para a atividade realizada;
3) observar e informar os resultados alcançados.
- Tenha controle sobre o valor investido
Para se ter maior controle sobre o que é gasto, é recomendável que você faça um levantamento periódico do seu orçamento. Ao fazer uma projeção do seu orçamento para 12 meses, por exemplo, e realizando um estudo analítico a cada mês, já é uma ótima ação para que você tenha certeza de que o seu orçamento está sendo investido corretamente.
- Faça uso de demonstrações contábeis
As demonstrações contábeis consistem em relatórios que demonstram a situação financeira e patrimonial das organizações. Esses documentos devem ser elaborados com o objetivo de demonstrar as movimentações e a situação financeira de forma clara. Normalmente, os documentos utilizados são:
- Balanço Patrimonial (BP);
- Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE);
- Demonstrativo de Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL);
- Notas Explicativas (NE).
Vale lembrar que um profissional de contabilidade pode te ajudar a elaborar esses documentos, bem como definir qual seria o modelo mais adequado para a sua entidade.
- Utilize um bom sistema de gestão
Ao utilizar um sistema de gestão adequado, você estará trazendo para sua entidade mais agilidade e eficiência nos processos diários. Afinal, registrar grande quantidade de informações, como pagamentos, autorizações, transações, dentre outros, se torna uma tarefa muito mais difícil quando não se dispõe de um sistema automatizado.
É importante frisar, mais uma vez, que o auxílio de um profissional contábil também é de grande relevância durante esse processo, pois ele te auxiliará nas melhores decisões a serem tomadas a fim de que você tenha maior segurança na hora de elaborar e apresentar a prestação de contas.
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