Atualizado em maio de 2023
8 dicas para gerenciar os custos e despesas na prestação de serviços
Descubra as estratégias eficazes de gerenciamento de custos e despesas para otimizar a gestão financeira de seu negócio
Gerenciar eficientemente os custos e despesas é uma tarefa fundamental para garantir a rentabilidade e o sucesso do negócio, porém, desafiadora.
São inúmeras as nuances que envolvem esse processo, é por isso que nesse artigo iremos abordar os 8 passos essenciais para sua prestadora de serviços ter sucesso no controle de custos e despesas.
Acompanhe até o fim e entenda!
Qual a importância da gestão de custos e despesas na prestação de serviços?
Um gerenciamento eficaz de custos e despesas é um dos principais impulsionadores da lucratividade de uma empresa.
O registro detalhado de todas as despesas e custos, mesmo as menores, ajuda na implementação e eficiência das estratégias, a fim de facilitar o crescimento sustentável do negócio.
Essas informações precisas e atualizadas permitirão uma compreensão mais precisa dos fatores financeiros e possibilita a identificação de áreas de otimização e economia.
Separamos mais alguns artigos para te ajudar na gestão financeira de sua prestadora de serviços:
- Controle de pagamentos para Prestadores de Serviço: guia completo para não se perder mais!
- Balanço patrimonial: como analisar?
Como fazer o controle de custos e despesas na prestação de serviços?
1. Entenda as diferenças entre custos e despesas
Para começar, todo gestor deve saber que há uma distinção entre custo e despesa, apesar de suas semelhanças.
Para o controle financeiro, essa determinação é indispensável.
O custo refere-se aos gastos associados à produção ou à execução do principal serviço da empresa.
Por outro lado, as despesas incluem os custos de manutenção da infraestrutura e das operações da empresa. Essas despesas não estão diretamente relacionadas à produção do principal serviço da empresa.
2. Faça a gestão diária do fluxo de caixa
Para garantir a gestão financeira eficiente, é importante monitorar também o fluxo de caixa. O fluxo de caixa refere-se ao movimento financeiro de uma empresa, que inclui despesas, custos, investimentos e receitas.
Ao manter o controle das entradas e saídas, obtém-se previsibilidade financeira e evita-se as perdas financeiras por deficiências de gestão.
3. Separe despesas e custos fixos e variáveis
O próximo passo é separar o que é fixo e variável. Os valores fixos são aqueles que não se alteram independentemente da quantidade de serviços prestados.
Já as variáveis estão diretamente relacionadas à produção de serviços, como materiais, mão de obra extra e comissões, esses valores sofrem flutuações conforme a mudança na demanda de serviços.
4. Análise como o seu dinheiro é gasto
Para continuar é necessário entender a demanda financeira de sua empresa. É importante lembrar que atender às necessidades fundamentais deve ser o principal objetivo financeiro do seu negócio.
Por isso, identifique tudo que é gasto e destaque o que é essencial para a manutenção da empresa e para a continuidade da prestação de serviços.
5. Estabeleça metas para a redução de custos e despesas
Definir metas é uma estratégia eficaz para gerenciar os custos e despesas. Estabeleça objetivos específicos de economia e monitore regularmente o progresso em relação a essas metas.
Considere que as metas devem ser realistas, mensuráveis e ajustadas conforme necessário.
6. Controle seu estoque
Uma gestão adequada do estoque é fundamental para evitar desperdícios e perdas financeiras.
Por isso, analise periodicamente o estoque e identifique itens obsoletos ou com baixa rotatividade e estabeleça políticas de reposição com base na demanda real, evitando estoques excessivos.
7. Planeje um processo de controle
Para garantir o controle eficaz, é fundamental estabelecer um processo definido. Comece por determinar quais ferramentas serão usadas no processo de controle e análise de resultados, assim como quem será responsável por atualizar e gerenciar os dados financeiros.
Ao considerar cuidadosamente essas questões, é possível estabelecer um processo de controle financeiro estruturado e padronizado para a equipe.
8. Mantenha o processo de controle de custos e despesas sempre atualizado
Para manter a consistência, é importante medir e comunicar os resultados à equipe regularmente. Portanto, o gerenciamento deve ser tratado como uma responsabilidade contínua e não como uma avaliação esporádica, feita uma vez e esquecida.
É fundamental evitar que a equipe volte a adotar práticas irrelevantes para o controle financeiro; por isso, é essencial monitorar os resultados e atualizar o processo, orçamentos, estrutura de custos e despesas demais fatores sempre que necessário.
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