Saiba a importância e os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica em seu comércio
Separamos informações relevantes que vão facilitar a gestão de nota fiscal em sua empresa comercial
Uma nota fiscal eletrônica é um documento que possui as mesmas informações que uma fatura padrão em papel, mas, em vez de imprimi-la, as empresas podem enviá-la eletronicamente.
Este artigo o ajudará a entender como a nota eletrônica é benéfica para seu negócio.
O que é uma nota fiscal eletrônica?
Uma nota eletrônica eletrônica é um documento que contém todos os dados presentes em uma nota fiscal padrão em papel, tais como nome e endereço comercial, número da fatura, descrição de produtos ou serviços, datas de vencimento e valores.
Contudo, uma de suas diferenças é que ela possui dados muito mais detalhados.
Também inclui informações tais como a identificação fiscal ou o número de identificação da empresa, o nome e o endereço do cliente, os termos de serviço e as condições de pagamento.
É uma parte necessária dos negócios que assegura que ambas as partes tenham uma compreensão do que foi trocado e do que é esperado em troca.
Sendo assim, é um documento muito importante para que o empreendimento possa não apenas estar em dia junto ao Estado, mas para ter um controle financeiro eficiente.
Por que usar faturas eletrônicas?
As notas fiscais eletrônicas ajudam as empresas a evitar custos associados à impressão e ao envio de documentos em papel, proporcionam um rastreamento automatizado dos pagamentos, bem como oferecem uma melhor gestão das faturas e dos custos.
Elas são uma solução muito melhor para as empresas que precisam enviar grandes volumes de faturas.
Também, em vez de gastar tempo criando manualmente faturas em papel, as empresas podem simplesmente criá-las eletronicamente e depois enviá-las a seus clientes via e-mail.
Elas reduzem significativamente o tempo gasto na criação e no gerenciamento de faturas.
Ainda, não se trata de uma opção: a fim de que uma empresa esteja em dia junto ao Estado, é essencial escriturar suas notas fiscais de forma eletrônica, de acordo como manda a legislação.
Benefícios das notas fiscais eletrônicas para empresas
Muitas são as vantagens de se usar a nota fiscal eletrônica no dia a dia do seu negócio; nas próximas linhas, vamos conversar sobre algumas delas.
Maior eficiência
Utilizando uma solução de faturamento eletrônico, as empresas podem automatizar todo o processo de faturamento, desde a criação de uma fatura até o rastreamento dos pagamentos e muito mais.
Isso ajuda a aumentar a produtividade e a melhorar a eficiência geral dos procedimentos de faturamento.
Melhor visibilidade
A visibilidade de todo o processo de faturamento ajuda as empresas a gerenciarem melhor o fluxo de caixa e a aumentarem a satisfação do cliente.
A satisfação do cliente, também, é alcançada devido à redução de erros e à velocidade na emissão das faturas.
Custos reduzidos
Não apenas as faturas eletrônicas são mais baratas, mas também são mais baratas de gerenciar e armazenar.
Melhor fluxo de caixa
Com menos erros e um ciclo de pagamento mais curto, as empresas podem esperar ver um aumento no fluxo de caixa.
Melhor relacionamento com o cliente
As notas fiscais eletrônicas são enviadas para o seu cliente assim que emitidas.
Isso permite que exista mais transparência na relação entre as partes e facilita a resolução de problemas.
Por exemplo, caso um produto seja faturado de forma equivocada, é possível solicitar a correção antes de ele sair do estabelecimento.
Maior visibilidade
Quando você escolhe a fatura digital, ganha visibilidade em todo o processo de faturamento e pode facilmente identificar quaisquer problemas ou problemas que possam surgir.
Requisitos de conformidade da Nota Fiscal Eletrônica
Inicialmente, é fundamental que a nota fiscal emitida esteja de acordo com o que manda a legislação, principalmente quanto ao layout do arquivo.
Também é importante que ela seja assinada eletronicamente a fim de garantir que ela tenha, de fato, sido escriturada pela sua empresa.
Ainda, seu sistema deve incluir um recurso de segurança de login que proteja as informações de seus clientes contra acesso não autorizado.
Seu sistema deve fornecer aos clientes acesso fácil aos representantes de atendimento ao cliente que podem auxiliá-los em qualquer problema ou dúvida que possam ter.
Lembrando que a nota fiscal eletrônica pode ser consultada por meio de portal disponibilizado pelo governo.
Para tanto, é necessário uso de chave que é gerada ao ser emitida.
Cuidados ao emitir sua nota fiscal eletrônica
Antes de liberar uma e-NF, é necessário assegurar-se de que a fatura esteja corretamente preenchida.
Se a NF-e não for validada e emitida, o preenchimento incorreto da fatura impede a continuação do processo. Antes de iniciar o procedimento, o profissional deve certificar-se de que os registros de produtos e clientes da empresa estejam atualizados e completos. Dessa forma, é possível concluir o procedimento com sucesso e automaticamente quando se emite uma e-NF.
Ao emitir ou receber uma NF-e, certifique-se de examinar cuidadosamente o conteúdo.
Isso porque, após receber a autorização eletrônica da Secretaria de Finanças (SEFAZ), o profissional não pode alterar o arquivo XML, pois isso invalidaria seu conteúdo.
Como resultado, quando uma conta é recebida com um erro, o destinatário torna-se corresponsável com o emissor da conta.
Um contador deve ser cuidadoso ao gerar um NF-e, pois ele contém informações XML e DANFE.
Mais uma vez, reafirmamos o óbvio: o XML é um documento com capacidade jurídica e financeira que deve ser armazenado por cinco anos.
O DANFE acompanha a entrega da mercadoria e inclui as mesmas informações, embora não tenha o mesmo status legal que a fatura.
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